Gestión de Organizaciones

 

 

DoPlanning es un árbol que el administrador define con todas las áreas que necesite en todos los niveles que quiera.

Cada área puede representar un Departamento y sus subareas las secciones de este departamento y así sucesivamente hasta el nivel deseado.

 

Cada área dispone de un repositorio propio de documentos y de mensajes y así los documentos y mensajes de interacción de los usuarios quedan muy organizados.

 

El árbol posibilita una gestión de permisos de forma fácil, flexible y potente.

 

• Al asociar usuarios a cada área reciben permiso tanto para ver los contenidos del área como para aportarlos.
• El permiso para un área implica tenerlo también para todas las áreas que dependen de ella. De esta forma el responsable de un departamento tendrá permiso para todas las áreas que dependen de él sin necesidad de ser asociado a ellas.

 

La funcionalidad de DoPlanning de cortar y pegar áreas permite cambiar la estructura de la organización muy fácilmente ya que todos los usuarios, documentos y mensajes de un área y de sus áreas dependientes se mueven con ella.

Al quitar a un usuario de un área automaticamente pierde el permiso de acceso a ella, a sus documentos y mensajes. Gracias a esta estructura en la que a los usuarios no se les da permiso para documentos concretos sino para áreas en las que hay documentos y mensajes la administración de permisos es muy potente y muy fácil.

Un mismo usuario puede estar en varias áreas a la vez. Cuando la estructura de departamentos, secciones y unidades no sirva para un objetivo, siempre se pueden crear áreas para funciones concretas y asociar a los usuarios que se quiera a ellas. Por ejemplo, si los distintos jefes de departamento deben interactuar en conjunto pero ninguno debe tener acceso al departamento del otro, se puede crear un área bajo la Dirección General de nombre “Junta de Jefes de Departamento” en la que los Jefes de departamento interaccionan, envían mensajes, publican documentos, actas, etc. Dentro de este área se pueden hacer depender áreas nuevas para organizar mejor los contenidos de la “Junta de Jefes de Departamento”: área de reuniones, área de proyectos, etc. Si en el ejemplo una secretaria o secretario necesita aportar documentos a la Junta de Jefes de Departamento pero no debe tener acceso a las áreas de la Junta, se puede crear un área llamada “Secretaría de la Junta de Jefes de Departamento” que dependería del área “Junta de Jefes de Departamento”; en ella estaría la secretaria o secretario y pondría mensajes y documentos que el resto de miembros de la junta si podrían ver, mientras que la secretaria o secretario no podría ver las áreas de la Junta.

Una funcionalidad muy útil de DoPlanning es la capacidad del administrador de definir si un usuario determinado puede ver todas las áreas de la organización o sólo aquellas a las que tiene acceso.

 

Esta funcionalidad es muy útil para diferenciar los que podemos llamar usuarios “Internos” de los usuarios “Externos”.

 

En una organización es muy frecuente que además de la interacción entre miembros de la organización se necesite interaccionar con personas ajenas a la organización, como por ejemplo colaboradores, clientes, proveedores, etc.

 

Para estos casos se puede dar de alta a los usuarios externos a la organización como usuarios que solo ven las áreas a las que les demos permiso. Cuando estos usuarios entren en DoPlanning con el nombre de usuario y contraseña que se les ha asignado no podrán ver qué Departamentos tiene la organización, el número de proyectos ni su nombre, etc.

 

Por el contrario un usuario de la organización (Interno) al entrar en DoPlanning tras identificarse verá todas las áreas en el árbol aunque solo tendrá acceso a las áreas a las que se le haya asociado.