Gestión Documental

Permite ordenar y colocar los documentos de una organización en las áreas que representan sus unidades funcionales, sus proyectos y tareas, sus actividades docentes, de marketing, de referencia, etc.

La zona "Mis Documentos" de DoPlanning permite a cada usuario disponer de un sistema de carpetas totalmente privado en el que mantener todos sus documentos importantes accesibles por Internet.

La funcionalidad de Gestión documental se basa en los documentos que se asocian a las áreas.

• Los documentos que cada usuario publica en áreas en las que tiene permiso son siempre documentos que previamente ha guardado en su zona privada "Mis Documentos" para permitir versiones.
• Un mismo documento se puede asociar a diversas áreas.
• Al reemplazar un documento en "Mis Documentos" por una nueva versión, automáticamente queda reemplazado en todas las áreas en las que el usuario puso el documento. De esta forma se dispone de un sencillo y útil sistema de versiones.
• Los documentos asociados a cada área tienen siempre un dueño: el usuario que los asoció al área. Sólo su dueño puede eliminarlo del área.
• Este sistema es muy útil para plantillas:
  • Un usuario responsable de la edición y mantenimiento de una plantilla la redacta. Por ejemplo, Plantilla de Acta de Reunión.
  • El usuario responsable de la plantilla la asocia a las áreas cuyos usuarios deban tener acceso a ella.
  • Cuando el responsable de la plantilla cambia algo en la plantilla y reemplaza el fichero de "Mis Documentos" automáticamente se actualiza en todas las áreas a las que lo asoció.
  • Cada vez que los usuarios deben redactar actas de reuniones obtienen la plantilla de DoPlanning. De esta forma una nueva versión de plantilla se podrá usar a los pocos minutos de su creación.
  • DoPlanning avisa mediante e-mail a cada usuario que así lo desee de cada vez que un documento nuevo o una nueva versión de documento ha sido asociado a un área a la que el usuario tenga acceso.